Interview et rédaction par Lyne Branchaud
Quelles sont les tendances réunions et congrès dans les Laurentides ? Pour le savoir, nous avons interrogé trois intervenants du milieu : Marie-Chantal Thibault, chef de service ventes, groupes et congrès de l’Association de villégiature Tremblant, François Desrochers, gérant de services et congrès au Grand Lodge Mont-Tremblant et Line Latour, directrice des ventes du Estérel Resort.
Dans cette série de trois articles sur les tendances, voici ce qui ressort au sujet des communications, les durées de séjour et l’achalandage…
Les textos, outil très pratique pour échanger rapidement sur les lieux d’événements !
Au niveau des communications, l’utilisation de textos entre les planificateurs et les coordonnateurs hôteliers lorsqu’ils sont sur place lors des événements ont remplacé les traditionnels walkies-talkies ou encore les appels de téléphones mobiles. Je trouve qu’effectivement cette méthode est plus rapide et très pratique, surtout pour des questions urgentes.
Sinon, le courriel demeure l’outil de planification le plus utilisé tout au long de l’événement. C’est un moyen de communication moins intrusif que les textos et souvent, il n’y a pas d’urgence à obtenir les réponses à nos questions…
Également, les échanges entre planificateurs et sites d’événements s’étendent hors de la durée des événements… « Il n’est pas rare que les clients aiment nos pages Facebook et LinkedIn et partagent des articles ou écrivent des commentaires » souligne Madame Thibault.
Les planificateurs sont-ils tous des adeptes de nouvelles technologies ?
« Certains clients créent leur propre application pour les événements, surtout lors de salons. Il y a également l’application Social Tables dont j’entends parler à l‘occasion », nous dit madame Thibault. Cette application sert principalement à créer un plan de salle, à assigner des places et à gérer les arrivées des invités.
« Le planificateur d’événements professionnel est beaucoup plus à l’affut des nouvelles technologies que les clients directs » souligne madame Latour. « Par contre, il y a des clients qui viennent dans un hôtel de villégiature comme ici pour décrocher et qui veulent prendre une pause de toute cette technologie. Cela dépend du type de réunion évidemment » ajoute-t-elle.
Outre Social Tables, personnellement, j’utilise régulièrement l’outil d’inscription en ligne Eventbrite, Survey Monkey afin de créer des sondages post-événement, Check-in Easy pour gérer les arrivées des invités et Paymo pour calculer le temps passé sur mes différents mandats.
Plus longs ou plus courts les séjours ?
En ce qui concerne la durée des séjours, de plus en plus souvent, on remarque que les clients essaient de couper une nuitée lors de leurs événements récurrents et on constate que les rencontres finissent aussi plus tôt, souvent après la pause. Également, la priorité des organisateurs d’aujourd’hui est beaucoup plus axée sur le contenu des réunions que sur les activités. Ce qui n’exclut pas d’inclure des thèmes ou des activités lors du séjour. Je vous en parlerai lors du prochain article.
Les périodes occupées dans les hôtels pour la région des Laurentides ? Sans contredit les mois de mai à la mi-juin ainsi que septembre et octobre. Par contre, les événements d’automne débutent souvent à la mi-août depuis près d’un an et plusieurs événements prennent maintenant place en novembre et janvier, selon nos trois intervenants.
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Par Lyne Branchaud
Présidente de Guide événement depuis 6 ans, Lyne est impliquée dans l’organisation de plusieurs événements et congrès pour le milieu corporatif (Descair, Aubainerie, RISQ, etc.). Elle est également conférencière et enseignante en organisation d’événements chez Zoom Académie et au Collège LaSalle. Avec plus de 20 ans d’expérience en agence de publicité et dans des départements événementiels d’entreprises, entre autres chez Provigo et Uniprix, elle est l’auteure du best-seller « L’organisation d’un événement, guide pratique » et du blogue guideevenement.com, dédié exclusivement à tout ce qui touche de près ou de loin au milieu événementiel.
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