Interviews et rédaction par Lyne Branchaud
En événementiel, la mise sur pied de certains projets demande à son organisateur de sortir de sa zone de confort et de repousser ses limites… et celles de ses collaborateurs ! Des entreprises des Laurentides ont su brillamment relever les défis. Voici entre autres deux témoignages que nous avons recueilli de fournisseurs : André Boutin, directeur général de Logoflex et François Desrochers, gérant de service et de congrès du Grand Lodge Mont-Tremblant.
Un défi logistique… de taille !
« Un des plus gros défis que j’ai eu à relever au cours de ma carrière en fut un au niveau logistique », me raconte André Boutin de Logoflex, entreprise qui se spécialise dans la vente d’objets promotionnels et de cadeaux corporatifs.
« Une société, qui n’était pas encore cliente chez nous, voulait pour son 75e anniversaire, remettre à chacun de ses 7 500 employés dispersés à travers le Canada et les États-Unis, une glacière identifiée aux couleurs de la compagnie et contenant certains de ses produits frais.», me dit André Boutin, dont l’entreprise de vente d’objets promotionnels et de cadeaux promotionnels se situe à Piedmont.
« La responsable de ce projet a demandé à plusieurs fournisseurs de réaliser le mandat, mais nous avons été les seuls à vouloir se lancer dans cette aventure logistique des plus intenses… Imaginez-vous… Nous avons eu besoin de 🚛🚛🚛 7 camions de 45 pieds 🚛🚛🚛🚛 pour apporter les glacières du Texas à Montréal et qui de là, se faisaient remplir et partaient partout en Amérique du Nord ! Les défis logistiques ont été nombreux : d’abord, trouver un fournisseur de 7500 glacières, trouver un transporteur fiable qui couvre l’Amérique du Nord, se procurer des tonnes de IcePack pour pouvoir garder les aliments au frais dans les glacières, coordonner toutes les livraisons… On a même eu des camions qui sont restés coincés aux douanes à cause des papiers administratifs, ouf ! », relate M. Boutin.
« Nous ramions tous dans le même sens et avons fait preuve d’une extrême flexibilité en communiquant 24/24 h à certains moments et ce, même si ça impliquait de répondre au téléphone un samedi lors d’un souper de famille. Mais ce que je retiens le plus de ce projet est que nous y sommes arrivés grâce à la synergie entre tous les intervenants impliqués et à une excellente collaboration de la part de tous et chacun. Un super travail d’équipe ! », conclut Monsieur Boutin.
Un projet que l’on voit qu’une seule fois dans sa vie !
« Je me souviens, en particulier, d’un client qui voulait un événement flyé et une expérience dont les participants se souviendront pendant plusieurs années », se remémore François Desrochers du Grand Lodge Mont-Tremblant.
« C’était un événement qui se tenait sur deux jours et comprenait un 🍸🍸 cocktail dinatoire et une soirée gala avec danse💃🕺. Le client, dont le budget n‘était pas un frein, nous a demandé de faire construire un quai avec des rampes et des chapiteaux, afin que ses 350 invités puissent manger sur l’eau… Il voulait également une passerelle, du côté de la plage au quai, qui mesurerait 25 pieds de long et serait recouverte d’un tapis rouge et éclairée aux chandelles ! Pas besoin de vous dire que les défis et la logistique derrière cette idée étaient tout un défi ! », relate Monsieur Desrochers.
« D’abord, nous avons travaillé pendant au moins six mois sur ce projet afin qu’il puisse se réaliser. Imaginez tout ce que nous avions à faire : demandes auprès de la ville, du conseil d’administration et des riverains afin d’obtenir les autorisations, ensuite penser aux plans techniques de ce quai, prévoir des assurances, engager une équipe afin de construire le quai, une équipe de plongeurs afin de l’ancrer, des équipes techniques pour passer les fils du matériel audiovisuel dans des gaines protectrices, prévoir l’installation de vases et de lumières comme décorations dans le lac, prévoir des sauveteurs, de la sécurité… et pour tout ça, nous avions un budget de trois pages à gérer !
Ce fut assurément un de mes plus gros défis de logistique à vie ! Pour vous donner une idée, il nous a fallu huit à dix jours de montage et trois jours de démontage ! Mais ce n’est pas tout ! En plus du quai sur l’eau et de la passerelle, le client voulait également que nous enlevions les balustrades du balcon de notre hôtel afin de faire construire un escalier sur mesure qui donnerait directement accès à ses participants de la rue au bar afin d’éviter de faire le tour de l’hôtel! », sourit Monsieur Desrochers.
« Cet événement a vraiment été un projet qu’on ne vit qu’une seule fois dans sa carrière et qui a demandé une collaboration incroyable de la part de tous les intervenants. Je suis vraiment chanceux d’avoir pu faire partie de l’équipe derrière cet événement et surtout, d’avoir réussi à le mettre sur pied et de l’avoir vécu ! », termine Monsieur Desrochers.
Par Lyne Branchaud
Présidente de Guide événement depuis 6 ans, Lyne est impliquée dans l’organisation de plusieurs événements et congrès pour le milieu corporatif (Descair, Aubainerie, RISQ, etc.). Elle est également conférencière et enseignante en organisation d’événements chez Zoom Académie et au Collège LaSalle. Avec plus de vingt ans d’expérience en agence de publicité et dans des départements événementiels d’entreprises, entre autres chez Provigo et Uniprix, elle est l’auteure du best-seller « L’organisation d’un événement, guide pratique » et du blogue guideevenement.com, dédié exclusivement à tout ce qui touche de près ou de loin au milieu événementiel.
Les Laurentides, cadre inspirant et villages animés
Demander une consultation personnalisée et gratuite ou par téléphone au 1 800 611-8532, poste 2233.
Vivez une expérience d’affaires incomparable dans un paysage grandiose et une ambiance propice à la réussite de vos projets et à la consolidation de votre équipe. Les Laurentides, LA destination affaires !
